Perguntas Frequentes (FAQ)

1. Não consigo autuar um protocolado, o que faço?

Documentos do tipo protocolado não podem mais ser autuados, ainda que os antigos permaneçam existentes. De modo geral, os documentos antes tratados como protocolado agora equivalem a documentos avulsos, exclusivamente digitais. Caso haja dúvidas sobre o tipo de documento a ser autuado, consultar o glossário.

2. Autuei um documento avulso e não consigo gerar o guia de malote, o que faço?

Documentos avulsos são exclusivamente digitais. Por tanto, não é possível seu envio por malote.

3. Por que, ao clicar em peças, não aparecem os documentos anexos e apensados?

As peças referem-se aos arquivos que foram adicionados ao documento e não a outros documentos anexos ou apensados.

4. É possível tramitar um documento para um servidor específico?

As tramitações para servidores específicos só podem ser feitas para aqueles lotados na unidade onde se encontra o documento. Nos demais casos, a tramitação deve ser feita para as unidades.

5. Preciso enviar um objeto físico, mas gostaria de registrar o envio como documento no sistema de protocolo. Como faço?

Para a postagem de objetos como livros emprestados entre bibliotecas, certificados e outros, é possível selecionar o "Documento para remessa e acompanhamento de material físico" e o assunto: "71.2 - Serviços de coleta, transporte e entrega de correspondência agrupada - malote" (único disponibilizado para esse tipo de documento). Ao selecioná-lo, será disponibilizada uma guia de remessa, que pode ser impressa para acompanhamento do objeto.

Conforme determinado pelo SIARQ (tarefa #5302), esse tipo de documento gera relatório, mas não capa. Assim, o remetente deve escrever, no envelope ou caixa, o número documento.

6. Autuei um documento e gostaria de emitir um comprovante para entrega ao usuário. É possível?

Sim. Basta clicar a opção emitir e escolher entre gerar um arquivo PDF ou enviá-lo por email.

7. Autuei um documento com erros nos campos/Adicionei uma peças com atributos equivocados e tramitei o documento. O que fazer?

Após a tramitação, as alterações no documento, quando permitidas, só podem ser realizadas nas unidades de protocolo descentralizado de cada unidade estratégica. É possível ajustar interessado, assunto, resumo de documentos, além de alterar atributos de peças ou desentranhá-las.

8. Autuei um documento, mas gostaria de excluí-lo. O que fazer?

Antes da primeira tramitação, é possível cancelar o documento na aba tramitação, por meio da opção correspondente.

9. Não consigo autuar documentos nem enxergar documentos encaminhados ao meu setor. O que fazer?

Como regra, os usuários podem ver e tramitar apenas documentos a ele especificamente tramitados. As permissões para autuação e acesso à caixa postal de uma unidade são gerenciadas pela Diretoria de Documentação Institucional - DDI/PROAD (Antigo Siarq), a partir de recebimento de pedido em formulário próprio, conforme se vê no manual do servidor.

10. Não estão sendo gerados relatórios. O que está acontecendo?

Para visualizar os relatórios, é necessário habiltar os pop-ups em seu navegador, conforme indicado nesta imagem.

11. Não consigo tramitar para o gestor da unidade onde o documento se encontra. O que devo fazer?

Nesse caso, entre em contato com o NTI por meio de chamado para verificarmos a vinculação da vaga de chefia com a unidade.

12. Não encontro o assunto do documento no glossário. O que devo fazer?

O glossário é um guia para autuação de documentos em constante construção. Caso este ainda não contemple o assunto do documento a ser autuado e haja dúvidas sobre qual deve sê-lo - em seus diferentes níveis -, entre em contato por meio de chamado para que seja gerada consulta junto ao Siarq para solução da dúvida.

13. Quais tipos de arquivos posso adicionar como peça?

Atualmente, são permitidos arquivos com as seguintes extensões: ".pdf", ".jpg", ".png", ".bmp", ".gif", ".mp3", ".mp4".

14. Como faço para desapensar um documento?

Para desenpensar um documento de outro, basta clicar no ícone em formato de X na aba de vinculações. Vale lembrar que a ação deve ser feita do documento-pai. Quando o documento é filho, isto é indicado na tela principal, juntamente com os dados do documento-pai.

15. Quando imprimo um relatório, este fica cortado. O que devo fazer?

Os relatórios produzidos na aplicação estão em formato A4. Assim, a impressora deve estar configurada para impressão nesse tamanho, conforme indicado aqui.

16. Como faço para ver os documentos arquivados em meu setor?

Como padrão, a caixa postal exibe apenas os documentos em trâmites. Para visualizar os documentos arquivos, basta ativar o filtro respectivo no menu Exibir.

17. Quando tento fazer login no sistema, meu navegador é direcionado para uma página diferente. Há alguma problema?

Não há qualquer problema. O NTI implementou um sistema de login unificado, que permitirá navegação entre os diferentes portais desenvolvidos por este núcleo fazendo o login uma única vez. O Protocolo Web foi o primeiro portal a adotar esse novo padrão.

18. Não consigo visualizar as atualizações do portal. O que faço?

O navegador pode estar carregado dados armazenados na memória. Para solucionar o problema, clique nas teclas CTRL e F5 simultenamente.

19. Autuei um processo, fiz a primeira tramitação, mas esqueci de imprimir a capa. O que faço?

A opção para gerar capa foi disponibilizada, mesmo para processos já tramitados. Assim, basta acessar o sistema com seu login e senha, localizar o documento pela opção Consulta e escolher a opção de gerar a capa na aba Emitir.

20. Como faço para juntar documentos?

A juntada de documentos pode ser feita pela aba Juntar. Há duas opções: anexação e apensação. No primeiro caso, os documentos são juntados de forma definitiva; a operação, portanto, não pode ser desfeita. O segundo caso deve ser selecionado quando os documentos são transitoriamente tramitados juntos; portanto, é uma operação reversível.

21. Um documento está em minha posse, mas não consigo visualizá-lo. O que está acontecendo?

Como padrão, são exibidos na caixa postal documentos tramitados nos últimos 15 dias. É possível, contudo, alterar esse prazo, por meio das opções respectivas no menu de 'Busca na caixa postal'.

22. Quais as condições para realização de juntada?

Para realização de juntada de documentos, é necessário que estejam no mesmo local e que já tenham sido recebidos. Vale lembrar que há dois tipos de juntada: anexação - via de regra, irrevesível - e apensação.

23. Como faço para gerar um arquivo PDF/A?

Há três formas básicas para gerar arquivos PDF/A. Primeiro, por meio do editor do texto, escolher a opção Salvar como arquivo PDF e selecionar criação de arquivo compatível com PDF/A, na caixa de opções. Segundo, escolher o tipo de arquivo PDF/A como opção de salvamento no programa de seu escâner. Terceiro, usando um programa de conversão: sugerimos o NAPS2.

24. Estou tentando autuar processo físico. Quando seleciono o assunto no vocabulário controlado, porém, o tipo de documento passa automaticamente para processo digital. O que faço?

O vocabulário controlado é uma forma opcional e automática de preenchimento de dados do documento. Atualmente, os assuntos cadastrados ali estão com ênfase em processos digitais, já que estes serão em breve os únicos possíveis para autuação. Assim, para autuar documento como processo físico, não se deve fazer uso do vocabulário controlado, mas selecionar o tipo de documento processo e o assunto manualmente nos diferentes níveis.

25. Estou tentando cancelar um documento, mas não consigo. O que faço?

O cancelamento de documentos só é possível antes da primeira tramitação.

26. Estou tentando enviar um documento para membro de comissão. Como faço?

Nesse caso, selecionar o fluxo 10.04. Vale lembrar que as comissões não funcionam como unidades, assim a tramitação é sempre para um de seus membros. Ademais, tal trâmite só é possível quando o documento se encontra na unidade associada à comissão. Com relação ao cadastro, atualmente somente inseridas no SIE as comissões previstas em regimento ou resolução da UFES (cujo cadastro é responsabilidade do DAOCS - cadastro da comissão propriamente dita - e dos centros - cadastro dos membros) e aquelas instituídas por portarias reitorais (cujo cadastro é feito pelo Gabinete da Reitoria).

27. Quais navagadores são compatíveis com o sistema de protocolo web?

Edge 12+ Firefox 21+ Chrome 23+ Opera 15+ Safari 10+

28. Por que foi desabilidado o botão receber e retiradas as informações de recebimento para documentos digitais?

Quando os documentos físicos são tramitados pelo sistema, o botão receber e as informações de recebimento são importantes porque há um tempo entre esse registro e o efetivo recebimento físico do documento, já que este é transportado por malote. No caso dos documentos digitais, a tramitação e a transmissão dos documentos são simultâneas.

29. Desejo juntar documentos em suportes diferentes (físico com digital/digitalizado). O que faço?

Antes de tudo, vale lembrar que a juntada entre documentos em suportes diferentes restringe-se à anexação; vedada, portanto, no caso de apensação. Há duas opções para anexação de documentos em suportes diferentes. A primeira seria materializar o documento digital para anexá-lo fisicamente ao processo físico. Como fazê-lo? Basta ir em Peças, consolidar as que deseja no arquivo PDF e imprimi-lo. Vale lembrar que esse caso só se aplicada para materialização de documento avulso. No caso de anexação de processo digital, necessária se faz a segunda opção: digitalizar o processo físico. Como fazê-lo? Basta encaminhá-lo para a Comissão de Digitalização, que irá realizar tal tarefa e devolver o documento digitalizado. Essa segunda solução também pode ser aplicada, assim, para as juntadas por apensação.

30. Como funciona o arquivamento de documentos digitais?

Quando encaminhado para arquivamento, o documento digital é direcionado para a Unidade de Arquivo Setorial, indicada pela Unidade Estratégica. Caso não seja listada nenhuma opção de destino, é necessário que a unidade estratégica contacte a PROAD para fazer tal indicação. O usuário autorizado poderá então realizar o arquivamento.

31. Como faço para tramitar vários documentos simultaneamente?

Se todos os documentos estiverem na mesma unidade e forem do mesmo tipo, é possível tramitá-los por meio da ícone verde em formato de sinal de adição na caixa postal, na coluna ações à direita da tela. Para adicionar mais documentos, basta selecioná-los usando esses mesmos ícones. Em seguida, clicar no ícone no canto inferior esquerdo, em formato de folha de papel, que uma caixa com os dados para tramitação será exibida. A tramitação dos documentos ocorrerá para o mesmo destino e com o mesmo texto de despacho.

32. Como faço para organizar a caixa postal?

A organização da caixa postal pode ser realizada por meio de marcadores, textos associados aos documentos e disponíveis no resultado da busca por filtros (campo na parte superior da caixa resultados na caixa postal). Assim, por meio de tais marcadores, os documentos podem ser organizados e localizados, conforme critérios definidos pelo próprio usuário. A inclusão dos marcadores nos documentos é feita na aba Informações. Vale lembrar, conforme informado no ícone ao lado do botão Salvar Marcadores, que estes são apagados a cada tramitação.

33. Como faço para visualizar documentos arquivados?

Os documentos arquivados seguem disponíveis para visualização, sem necessidade de desarquivamento: na aba consulta, para todos os usuários; e, na caixa postal, para os usuários com permissão para arquivar no setor.

33. É possível tramitar documentos diretamente para gestores de outras unidades?

Documentos podem ser tramitadas por gestores de unidades para outros gestores, conquanto sejam de unidades de hierarquias imediatamente inferiores ou superior.

34. Como faço para solicitar exclusão de acesso à caixa postal de unidade?

Para excluir acesso à caixa postal de unidade, o servidor que possui acesso ou sua chefia deve enviar tal solicitação para siarq.proad [at] ufes.br . Vale lembrar que que o acesso à caixa postal independe de unidade de lotação ou exercício.

35. Como faço para sinalizar que documento autuado deve tramitar em caráter de urgência?

Ao autuar documento, selecionar a opção "caráter de urgência" e informar justificativa. Como consequência, o documento será disposto nas primeiras posições da caixa postal do destinatário.

36. Como faço para pesquisar documentos tramitados por determinado servidor?

Na aba consulta, selecionar servidor no campo Tipo de Responsável Tramitações e selecionar o servidor no campo Responsável Tramitações. Esse filtro também pode ser aplicado a unidades e comissões. Também é possível verificar os documentos em posse de servidores. Para isso, entretanto, é preciso estar logado no sistema.

37. Como posso personalizar as configurações de filtro de minha caixa postal?

No ícone em forma de engrenagem, na parte superior direita da tela, é possível configurar os filtros da caixa postal, além da ordem cronológica de exibição dos documentos. Esas configuração não são alteradas após o usuários deslogar do sistema. Vale lembrar que documentos enviados a servidor específico e documentos em criação aparecem sempre nas primeiras posições da caixa postal.

38. Como posso acompanhar o trâmite de documentos que não estão mais em minha caixa postal?

Para acompanhar o andamento de documentos, independentemente de quem esteja em sua posse, basta adicioná-los em sua lista de favoritos. Para isso, clicar na estrela na parte superior direta da aba Informações. Assim, você receberá um e-mail a cada nova tramitação do documento. Para alterar as configurações de favoritos, basta acessar o menu respectivo. Ali, é possível também optar por não receber os citados e-mails.

39. Estou com problema no certificado de segurança de meu navegador. O que devo fazer?

Passo a passo para atualizar a cadeia de certificados do ICP-Brasil, atualmente utilizados por vários portais da UFES: Mozilla Firefox:

Acessar o site: https://www.iti.gov.br/navegadores/mozilla-firefox
Aceitar os riscos de erro de certificado, pois o site utiliza o mesmo certificado que iremos confiar.
Seguir as instruções do site. Clicar em todos os links dos passos 1 ao 6. Em cada popup que aparecer marcar os checkboxes disponíveis e instalar o certificado. Não aparecerá nenhuma confirmação, mas se clicar novamente no mesmo link uma mensagem irá dizer que o certificado já foi instalado.

Google Chrome:

Acessar o site: https://www.iti.gov.br/navegadores/google-chrome
Aceitar os riscos de erro de certificado, pois o site utiliza o mesmo certificado que iremos confiar.
Seguir as instruções descritas no site. Baixar os certificados e instalá-los conforme indicado

Após realizar os procedimentos acima, entrar em https://protocolo.ufes.br/#/home e verificar o cadeado verde ao lado do endereço do site.

40. Como posso saber como foram as mudanças na Estrutura Organizacional?

O arquivo Mapeamento após Res 22/2019-CUn indica como era e como está a estrutura organizacional da UFES após a aprovação da Res. 22/2019-CUn.

41. Qual o ordem em que são elencados os documentos em minha caixa postal?

Os primeiros documentos na lista são aqueles em criação. Em seguida, documentos com prioridade (marcados com uma exclamação dentro de um triângulo). Por fim, documento recebidos por data de envio. A ordem pré-configurada desses últimos itens é decrescente (do mais recente para o mais antigo), mas é possível alterá-la no menu marcado com uma engrenagem no canto superior direito.

42. Desejo adicionar um arquivo com mais de 5 megabytes. O que faço?

Excepcionalmente, é possível adicionar arquivos que excedam 5 megabytes (MB) (limite máximo de 50 MB por arquivo). Nesse caso, é necessário abrir um chamado com a descrição da situação e o número do documento.

43. Como cadastrar fornecedores ou entidades externas?

O cadastro de entidades externas é feito pelo SIE, utilizando a aplicação 03.01.05 Cadastro de Entidades Externas. Todos os usuários com acesso ao Protocolo Web e permissão de autuação, tem acesso a essa aplicação. Caso não tenha esse acesso, você deve entrar em contato com a Diretoria de Documentação Institucional - DDI (Antigo SIARQ) (http://siarq.ufes.br/fale-conosco) e solicitar o seu acesso.

44. Não consigo acessar o SIE remotamente durante a pandemia para cadastrar Entidades Externas. O que fazer?

Caso não tenha acesso ao SIE remotamente, acesse o site http://sti.ufes.br/conexao-remota e siga as instruções de como acessar remotamente a VPN da UFES e como instalar o SIE na sua máquina. Você pode tanto acessar a sua máquina da UFES em sua casa via VPN ou utilizar a VPN para instalar o SIE em sua máquina e usá-lo normalmente.

Em caso de dúvida ou problemas ao fazer este procedimento, acesse o site https://atendimento.ufes.br/ e abra um chamado para equipe técnica responsável pelo suporte a VPN.

45. O arquivo assinado não abre ou aparece como corrompido. O que fazer?

Utilizar o navegador Chrome e abrir o PDF do arquivo assinado dentro do próprio navegador. Outros programas de abertura de PDF instalados na máquina do usuário ou em outros navegadores (Mozila Firefox, Internet Explorer, Edge, Opera, etc.) podem informar que o arquivo não pode ser aberto pois está corrompido.

Caso o erro persista mesmo no navegador Chrome, favor acessar a página de Ajuda -> Abertura de Chamado, abri um chamado enviando prints do ocorrido para que a equipe técnica possa avaliar o problema.

46. 'Eu tinha o link no menu para Autuação mas ele sumiu e não consigo mais autuar nenhum documento'. O que fazer?

As suas permissões de autuação de documentos no Protocolo Web estão vencidas. Deve-se procurar a Diretoria de Documentação Institucional (DDI/PROAD) para atualização da validade dessas permissões, retornando assim a disponibilidade do menu Autuação para o seu usuário.

47. 'Sou interessado em um documento, ele foi arquivado e quero baixar alguma peça restrita dele'. Como fazer?

Para isso, é necessário você faça o login no Protocolo Web - https://protocolo.ufes.br/ - com o seu login único usado para acesso a outros portais da UFES (Aluno, Servidor, Professor, Email, entre outros), localizar o documento pelo seu número através da guia Consulta, acessá-lo na parte inferior da tela, acessar a guia peças do documento, encontrar o arquivo desejado na lista de peças e em seguida fazer o seu download clicando no ícone "Baixar".

48. 'Sou aluno e estou tentando assinar um arquivo pelo Protocolo Web (Utilitários -> Assinar Arquivos) mas não consigo. O que está acontecendo?

A funcionalidade de assinatura de arquivos digitais do Protocolo Web ainda não está disponível para alunos, somente para servidores. Exceto, se o aluno for membro de comissão instituída pela Universidade.

Ficou com dúvida? Nossas informações de contato estão disponíveis na aba Fale conosco do menu lateral.

Anexo(s):

Indicação de local onde clicar para habilitar o pop-up no Chorme

Configurar impressora papel A4.pdf

Mapeamento de como era e como está a estrutura organizacional da UFES após a aprovação da Res. 22/2019-CUn.

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