1.19 (06/02/2020 até 12/08/2020 - Data inicial de previsão de lançamento: 31/01/2020)
Arquivamento - Registrar como "recebido" o documento que for arquivado
Implementado o recebimento automático pelo sistema assim que um documento for arquivado, evitando que o mesmo apareça em negrito na caixa postal dos agentes documentais das unidades.
Consulta Pública - Inclusão de link para o Esic da UFES
Visando interligar a Consulta Pública do Protocolo Web ao Canal do ESIC da UFES, foi incluído um link para http://sic.ufes.br/, disponível ao clicar em CONSULTAR.
Peças - Acesso à peças restritas de documentos Arquivados
Implementada a possibilidade de que o agente documental da unidade tenha acesso às peças restritas de documentos arquivados na sua unidade de arquivo e protocolo setorial. Com isso não será mais necessário o desarquivamento de documentos para acessar tais informações, estando as mesmas disponíveis também para a geração do arquivo consolidado.
Peças - Possibilidade de reordenação das peças
Implementada a possibilidade de indicar a ordem que o usuário deseja que as peças sejam inseridas. Desta maneira, pode-se escolher os arquivos de maneira aleatória quando da seleção dos mesmos e, após informado os atributos das peças e antes de tramitar o processo, é possível alterar a ordem que deseja que os arquivos sejam inseridos. Para tanto, basta clicar sobre o número do sequencial e, na tela que se abrir, informar a sequencia desejada.
Se for informada uma sequencia fora do intervalo das sequencias inseridas, será considerado o primeiro ou o ultimo número sequencial disponível considerando as peças já anexadas. Por exemplo, se o processo tem 10 peças (sequencial de 1 a 10) e foram inseridas 3 novas peças (11, 12 e 13).
- Ao tentar reordenar a peça 12, informando o sequencial 5, por exemplo, ficará assim:
- Peça 12 --> Peça 11 (primeiro numero disponível após os sequenciais utilizados no processo )
- Peça 11 --> Peça 12 (resultado da reordenação)
- Ao tentar reordenar a peça 12, informando o sequencial 20, por exemplo, ficará assim:
- Peça 12 --> Peça 13 (último numero disponível após os sequenciais utilizados no processo )
- Peça 13 --> Peça 12 (resultado da reordenação)
Peças - Vinculação de arquivos assinados digitalmente
Visando ampliar a qualidade da instrução processual e facilitar a anexação de peças por parte do usuário, foi implementada funcionalidade que, sempre que for adicionado um arquivo assinado digitalmente, o tipo de peça será considerado, automaticamente, como Via original nato-digital.
Utilitários - Inclusão de link para assinatura digital com certificado SERPRO
Visando auxiliar os usuários que eventualmente precisam assinar documentos digitais fazendo uso do Certificado Digital do SERPRO foi disponibilizado em Utilitários a opção Assinar arquivos com token - SERPRO que é um link para o sitio do SERPRO que traz orientações de como utilizar o assinador disponibilizado por eles.
1.18 (02/12/2019 até 06/02/2020 - Data inicial de previsão de lançamento: 30/11/2019)
Autuação - Inclusão de coluna no Vocabulário controlado
Visando facilitar a identificação do tipo documental que será utilizado quando da autuação de um documento através do Vocabulário controlado, foi incluída a coluna Tipo documental. Essa informação passa a ganhar maior relevância agora que estão sendo disponibilizados os *documentos com trâmite específico".
Tramitação - Encaminhar documentos para servidor de Unidade sem lotação
Disponibilizada a possibilidade de tramitar documentos para servidores, quando estes documentos estiverem em posse de setores sem vaga de chefia vinculada. Essa necessidade surgiu a partir da criação de unidades do tipo Setor, Núcleo, Câmara ou Laboratório que conforme a Res.22/2019 existirão formalmente porém não terão vagas de chefias vinculadas à si, constituindo-se assim meramente em unidades de trabalho.
Até então, processos que estavam em uma destas Unidades de trabalho, não permitiam encaminhar para os servidores em exercício na unidade imediatamente superior. A partir de agora, serão listados todos os servidores em exercício na unidade imediatamente superior à unidade de trabalho (setor, núcleo, laboratório, câmara) que estiver em posse do documento
Por exemplo, estando um documento em posse do "Setor X" que tem como unidade imediatamente superior a "Diretoria Y", ao escolher a opção de "Encaminha para servidor da unidade" serão listados como opção de destino todos os servidores em exercício na Diretoria Y.
Tramitações do Processo - Alteração na ordem das colunas
Visando facilitar e deixar mais intuitiva a leitura do caminho percorrido pelos documentos, foi alterada a ordem das colunas mostradas na Consulta da Tramitação do Processo:
Antes: Sequência --> Destino --> Fluxo --> Despachante --> Despachado em --> Recebido por* --> Recebido em --> Dias
Agora: Sequência --> Despachante --> Despachado em --> Fluxo --> Destino --> Recebido por* --> Recebido em --> Dias
*Informação disponível somente para documentos físicos
Caixa Postal - Ampliação do intervalo nos filtros de data
Foi ampliado para 90 dias o intervalo padrão aplicado no filtro das datas da caixa postal
Tal mudança visa resolver a situação que estava ocorrendo onde alguns documentos deixavam de ser atendidos devido ao fato do mesmo não estar mais sendo listado, por padrão, na caixa postal, uma vez que todos os documentos que ficavam a mais de 15 dias na caixa postal do usuário/unidade sem ter qualquer tramitação acabava não sendo mais listados e, por não existir o mesmo em suporte físico, acabava por ser atendido somente quando "cobrado" por alguém interessado no processo ou numa eventual "checagem" de pendência nas caixas postais.
Essa solução diminui a incidência desse problema porém não elimina. Futuramente, tais filtros não deverão mais ser pré-aplicados.
Tramitação - Despacho decisório por gestor que é parte interessada no documento
Complementando a mudança disponibilizada na última versão que impede a autuação de documentos onde o usuário é também o interessado do mesmo, foi disponibilizado o impedimento do gestor realizar um despacho decisório quando este for também o interessado do documento que está sendo tramitado. Nessa situação será mostrada a seguinte mensagem: "De acordo com o Inciso I do Art. 18 da Lei 9.784/1999 não é possível atuar em processo administrativo o servidor ou autoridade que tenha interesse direto ou indireto na matéria"
1.17 (31/10/2019 até 02/12/19 - Data inicial de previsão de lançamento: 31/10/2019)
Autuação de documentos - Limitação dos tipos de interessado conforme o tipo documental
Visando auxiliar na melhoria da qualidade da instrução processual foi implementada uma melhoria que permite liminar os tipos de interessado conforme o tipo documental escolhido.
Por exemplo:
Ao autuar o tipo documental Processo digital de aquisições somente estará disponível o tipo de Interessado Unidade Administrativa
Ao autuar o tipo documental Notificação de servidor somente estará disponível o tipo de Interessado Servidor
Ao autuar o tipo documental Solicitação de dispensa de disciplinas somente estará disponível o tipo de Interessado Aluno
Favoritos - Utilização de marcadores
Implementada a possibilidade de utilizar o conceito de Marcadores para documentos indicados em favoritos. Tais marcadores:
- não são aplicados aos documentos em si,
- são individuais para cada usuário,
- são excluídos somente quando o usuário deixa de acompanhar o documento, e não a cada tramitação do mesmo
Tramitação de documentos - Verificação de documentos apensados
Visando evitar eventuais erros na instrução de processos, foi implementada uma checagem que não permite a tramitação de documentos que possuem documentos juntados por apensação para os fins de digitalização ou arquivamento. Para isso, os documentos precisam primeiro ser desapensados para então, individualmente, serem enviados.
Porém, se a apensação na realidade trata-se de uma situação definitiva, então deve-se realizar a desapensação e, em seguida, a devida juntada por Anexação, situação essa que permite o envio para arquivamento ou digitalização. Vale lembrar que a JUNTADA POR ANEXAÇÃO é de caráter DEFINITIVO e IRREVERSÍVEL.
Autuação - Comprovante de Protocolização
Foi alterado o comprovante de protocolização de forma a substituir o espaço destinado para a assinatura e preenchimento
manual da data de emissão pela informação, já preenchida, do nome e matricula do usuário que emitiu o respectivo comprovante, juntamente com a data da emissão do mesmo. No caso do comprovante ser emitido sem usuário estar logado, então é mostrado somente a data de emissão.
Com essa alteração, esse comprovante pode vir a ser utilizado também para as notificações do servidor, usando a mesma para anexar ao processo digital principal, quando necessário.
Relatórios - Guia de remessa de malote
Melhorada a visualização das unidades selecionadas para a emissão da guia de remessa do malote, quando utilizada a multi-seleção de unidades.
Peças - Processos consolidados
Implementada a identificação do tipo documental, do número do documento e do número da peça em todas as páginas do documento consolidado, exceto na folha de rosto, tanto no Arquivo em PDF como no Arquivo compactado (ZIP). Tal informação consta na parte superior à direita e ajudará a comprovar, quando necessário, que determinado arquivo/documento faz parte de um processo autuado institucionalmente.
Ainda, vale destacar que, quando a peça gerada no arquivo consolidado for restrita, esta assim estará indicada, facilitando assim ao usuário que gerou o arquivo verificar se existem peças que tenham que ter um cuidado maior quando de eventual divulgação ou encaminhamento.
Exemplo de como a informação é mostrada: Processo digital de aquisições n° 23068.054982/2019-99 - Peça 5 (restrita)
Peças - Padronização dos processos consolidados
Visando buscar uma uniformidade dos arquivos consolidados gerados, foram padronizados as seguintes folhas geradas automaticamente pelo Protocolo quando da consolidação: Folha de rosto, folha de despacho, folha indicativa de peça restrita, folha indicativa de peça desentranhada, folha indicativa de mídia não pdf e os termos de juntada por anexação ou apensação .
Além disso, foi padronizado também o cabeçalho do Comprovante de Protocolização e do Protocolo de Assinatura de arquivos digitais , tudo pensando na padronização e aumento da oficialização de tais documentos gerados pelo Protocolo web.
Caixa Postal - Inclusão de novo filtro em EXIBIR
Foi liberada uma nova opção de filtro ao clicar no botão EXIBIR, que permite listar documentos com marcadores informados , documentos sem marcadores informados ou ambos.
Para quem usa constantemente o recurso dos marcadores, esse filtro irá ajudar bastante a verificar quais documentos existentes na caixa postal do usuário/unidade que já foram tratados (informados marcadores) ou não.
1.16 (02/10/2019 até 31/10/19 - Data inicial de previsão de lançamento: 30/09/2019)
Modificações mais importantes implementadas pela versão:
Novas Funcionalidades:
Consulta Documento - Informações do documento (#7573)
Visando integrar a tramitação dos documentos eletrônicos ao mapeamento dos processos realizado pelo Escritório de Processos, foi incluído um ícone, ao lado do número do documento, que direciona o usuário à documentação e ao diagrama do processo mapeado.
Para tanto, foi disponibilizada a possibilidade de informar o link desta documentação quando da Edição dos Parâmetros dos tipos documentais (Administração --> Edição dos tipos documentais), funcionalidade esta disponível somente para os gestores do Protocolo (Diretoria de Documentação Institucional).
Consulta Pública - Filtro por período de tramitação (#7572)
Foi implementado uma nova opção de filtro com o período de tramitação dos documentos digitais. Com isso será possível localizar documentos com base na sua movimentação. Esse filtro se soma a opção já existente de filtro por período de autuação dos documentos digitais, que está disponível em busca avançada.
Melhorias:
Assinatura de arquivos digitais - Vinculação de arquivos assinados por terceiros (#8370)
Na versão anteriormente disponibilizada, só era possível anexar arquivos assinados digitalmente pelo próprio usuário. Agora, esse conceito foi ampliado e passa a ser possível adicionar também arquivos assinados por outros servidores que estejam EM EXERCÍCIO dentre as unidades de procedência autorizados para o usuário logado.
Por exemplo, considerando que o usuário logado A tem autorização para autuar processos cuja procedência seja o STI (Superintendência de Tecnologia da Informação) e o servidor X, em exercício na STI, assinou um arquivo digitalmente, este arquivo ficará disponível para o usuário A vincular como peça em algum processo digital/documento avulso que esteja em posse/em criação do mesmo.
Essa melhoria permitirá que servidores assinem seus formulários ou documentos e deixem os mesmos disponíveis para serem vinculados pelo servidor responsável por autuar um processo ou dar seguimento a algum, sem a necessidade de tramitar especificamente para o servidor específico, reduzindo assim o número de tramitações e aumentando a qualidade da instrução processual.
Autuação de documentos - Impedimento de autuar em interesse próprio (#8337)
Em atendimento ao disposto no Inciso I do Art. 18 da Lei 9.784/1999 que indica que não é possível atuar em processo administrativo o servidor ou autoridade que tenha interesse direto ou indireto na matéria, foi implementada uma restrição que não permite que o usuário que esteja autuando um documento seja o interessado do mesmo, uma vez que a autuação de processo é uma forma de atuação no mesmo.
Com isso, caso o usuário autorizado a autuar processos em nome de uma unidade e precise autuar um processo onde o mesmo seja a parte interessada, este deverá solicitar a outro servidor para fazer tal autuação.
Caixa Postal - Nova opção de filtro para Documentos para arquivamento (#7770)
Com a adoção e ampliação do conceito das Unidades de Arquivo e Protocolo Setorial, os usuários autorizados nas mesmas passaram a ter suas caixas postais acumulando tanto os documentos que precisam ser arquivados como aqueles documentos que precisam ser atendidos e tramitados normalmente. Visando facilitar a visualização e separação dos documentos que estão para arquivamento, foi criada essa nova opção de filtro, disponível através do botão EXIBIR da caixa postal.
Também está disponível, nas Configurações do usuário (ícone de uma engrenagem ao lado do nome do usuário logado) a possibilidade de indicar se tal filtro é para ser pré-aplicado ou não.
Vale destacar que os documentos encaminhados para arquivamento precisam ser tratados e devidamente arquivados para que passe a contar a temporalidade para destinação final dos mesmos. Portanto, quanto mais tempo levar para arquivar um documento encaminhado para arquivamento mais tempo levará para o mesmo ter sua destinação final.
Favoritos - Data da última movimentação do documento (#8098)
Implementada nova coluna na lista de documentos favoritos dos usuários com a informação da última tramitação, sendo a mesma ordenável e com o padrão de ordenação da mais recente para mais antiga tramitação.
Tramitação de documentos digitais - Tramitação de mero encaminhamento (#7512)
Visando aumentar a qualidade da instrução processual de forma a reduzir as peças vinculadas aos processos e/ou documentos digitais, foi implementado o conceito de tramitação de encaminhamento. Esse tipo, escolhido no momento da tramitação do documento digital, NÃO GERA PEÇA e, por conta disso e com o intuito de evitar manifestações no despacho, tal campo fica indisponível quando escolhida essa opção. Quando escolhido o tipo de despacho como de encaminhamento, é atribuído o texto automático "Tramitação de mero encaminhamento do documento digital".
Essa melhoria atende a uma demanda de boa parte dos usuários do Protocolo web e refletirá diretamente na análise de um processo, que terá bem menos peças "de mero encaminhamento". Para tanto foi alterado o espaço onde anteriormente era informado o despacho decisório trazendo agora os tipos de despachos disponíveis, juntamente com uma ajuda que destaca cada uma das opções.
Por fim, vale reforçar que todas as tramitações continuam sendo registradas, bem como o controle dos prazos para aqueles que receberam o documento. As diferenças, quando o tipo de despacho encaminhamento é escolhido, são somente a não geração de peça e a não possibilidade de escrever um despacho.
1.15 (22/08/2019 até 02/10/2019 - Data inicial de previsão de lançamento: 01/08/2019)
Modificações mais importantes implementadas pela versão:
Novas Funcionalidades:
Assinatura de Arquivos Digitais - Possibilidade de assinatura de arquivos digitais (#7126)
Agora é possível realizar a assinatura de arquivos digitais, em formato PDF, evitando assim a atual prática de impressão --> assinatura --> digitalização --> vinculação a documento como peça . Tal opção está disponível em Utilitários --> Assinar arquivos para todos os usuários com acesso ao Protocolo web, sem necessidade de qualquer autorização.
Assim que um arquivo digital é assinado pelo Protocolo web, a via original fica armazenada no banco de dados, bem como a via assinada, sendo a validação do arquivo original passível de ser realizada tanto através do QR-Code como do acesso ao link descrito no corpo da assinatura.
Essa via assinada fica disponível para anexar como peça em algum documento digital. Para tanto, foi alterada a interface que permite adicionar peças, onde foi incluída a opção de selecionar arquivos assinados que lista todos os arquivos em pdf assinados e não vinculados a documentos.
Este novo recurso deverá trazer mais agilidade e diminuir práticas ainda envolvendo o manuseio de documentos em suporte papel.
Melhorias:
Assinatura digital de documentos - Adoção da Sigla da Unidade no corpo da assinatura do despacho (#7906)
Com a adoção da nova estrutura organizacional da UFES no SIE, que passou retirar a sigla do nome da unidade e a utilizar o campo Sigla da Unidade existente no cadastro, foi ajustada a assinatura para que passe a retornar o nome da Unidade concatenado com a Sigla da Unidade, quando esta estiver preenchida. Essa ação é transparente para o usuário mas é importante informar.
Assinatura digital de documentos - Alteração na regra da assinatura quando da tramitação do documento (#7769)
Visando diminuir o número de tramitações de encaminhamento dos documentos digitais, foi alterada a regra de assinatura dos documentos de forma que, quando o usuário que realizar a tramitação for o próprio gestor da Unidade , então este estará automaticamente assinando como Gestor da Unidade. Tal recurso irá evitar a atual necessidade de tramitação do documento para a chefia da unidade para então ser realizada a tramitação (e respectiva assinatura) como gestor da unidade.
Autuação de documentos - Busca pela sigla da unidade interessada (#7904)
Foi implementada a opção de busca pela sigla da unidade ao invés do Código Estruturado quando da autuação de um documento onde o tipo de interessado seja Unidade. Tal mudança se deve tanto pelo fato do código estruturado (1.00.xx.xx) não ser um código de ampla utilização mas principalmente pela implementação da Nova Estrutura Organizacional da UFES, onde o nome da Unidade não terá mais a informação da sigla. Com isso, dois campos passam a ser passíveis de busca: pelo nome da unidade ou pela sigla da unidade, ambos com a opção de busca parcial de texto. Vale destacar que o referido código estruturado continua sendo mostrado no resultado da pesquisa.
Essa alteração também teve impacto na seleção da Unidade de Procedência, porém de maneira mais transparente, visto que é listado, como resultado da seleção, o nome da unidade + sigla da unidade.
Caixa Postal - Aumento do limite do intervalo de dias do filtro da caixa postal (#7798)
Foi aumentado o limite de dias para o intervalo de busca na caixa postal dos atuais 90 dias para um prazo máximo de 365 dias (1 ano). O padrão continua sendo de 14 dias destacando que, para aumentar esse limite é necessário que o usuário
explicitamente mude suas configurações, clicando no ícone de uma engrenagem ao lado do seu nome.
Importante lembrar que, quanto maior o intervalo utilizado maior será o tempo de resposta ao acessar sua própria caixa postal.
Consulta Pública - Filtro Responsável por Tramitações em Busca Avançada (#7925)
Incluída a opção Chefias no filtro Responsável por tramitações, sendo possível localizar todos os documentos tramitados por determinada chefia. Por exemplo, todos os documentos tramitados pelo(a) Pró-Reitor(a) de Administração.
Ajustada a opção Pessoa Especifica, anteriormente denominada de servidor, de forma a listar todos os documentos que foram tramitados por determinada pessoa, seja como membro de comissão, como gestor de unidade, como servidor da unidade ou em nome da unidade.
Consulta pública - Listagem dos resultados (#7873)
Foi alterada a ultima coluna listada, mudando de data de criação para data da ultima tramitação. Como a data de criação é uma informação que nunca altera, entende-se ser mais proveitosa a informação de quando a ultima tramitação do documento ocorreu, permitindo também a ordenação (crescente ou decrescente) de quais documentos foram tramitados.
Notificações para e-mail pessoal (#7426)
Foi disponibilizada a opção de envio de notificação para o endereço pessoal de e-mail do usuário, conforme o e-mail secundário cadastrado no Sistema de Autenticação da UFES (LDAP). Com isso, cada usuário poderá escolher se deseja receber copia da notificação sobre tramitação/acompanhamento de documentos também em seu e-mail pessoal. Para tanto, basta acessar o espaço de configurações do usuário e marcar como Sim a opção Receber cópia das notificações do protocolo no email pessoal. Essa configuração é válida para os documentos tramitados para si ou para o acompanhamento dos documentos indicados como Favoritos.
Também foi implementado o envio de notificação para o endereço pessoal do usuário quando este for parte interessada do documento autuado. Nesse caso não existe a opção de escolha, sendo sempre enviado, obrigatoriamente, tanto para o email principal (institucional) como para o email pessoal (secundário). Tal situação é de extrema importância para a notificação de servidor .
Tramitação de documentos - Obrigatoriedade de anexação de peças (#6655)
Foi implementada uma parametrização que permite indicar se, em algum momento da tramitação, é obrigatória a anexação de alguma peça. Tal funcionalidade será extremamente válida para os "fluxos com caminho definido" pois irá alertar o usuário quando este precisar anexar algum documento externo.
Vale destacar também que essa funcionalidade já será utilizada para a autuação de processos digitais, uma vez que passa a ser exigido, quando da primeira tramitação do processo, a existência de alguma peça anexada ao mesmo , lembrando que todo o processo precisa de um documento/peça para ser autuado. Tal obrigatoriedade não se aplica aos documentos avulsos.
Vocabulário Controlado - Melhoria na integridade dos dados (#7145)
Implementada uma restrição que impede que um determinado tipo de assunto (classificação) seja removido de um tipo documental quando tal assunto estiver vinculado ao tipo documental no Vocabulário Controlado. Isso evita um problema que, ao selecionar o assunto no vocabulário controlado, algumas vezes o tipo documental ficava em branco.
1.14 (03/06/2019 até 22/08/2019 - Data inicial de previsão de lançamento: 31/05/2019)
Modificações mais importantes implementadas pela versão:
Novas Funcionalidades:
Acompanhamento da tramitação de processos - FAVORITOS (#6993)
Foi disponibilizado um novo e importante recurso: A possibilidade de realizar o acompanhamento da tramitação dos processos sem que estes estejam na caixa postal do usuário ou sem a necessidade de consultar individualmente cada documento. Para tanto, foi implementado o conceito de Favoritos. O usuário irá indicar, nos documentos que deseja acompanhar o andamento do mesmo, assinalando o campo Estrela no canto superior direito da tela de Informações do documento. Essa sinalização pode ser feita tanto com o documento em sua posse como consultando-o através da Consulta Pública. Por padrão, toda vez que um documento favoritado tiver alguma tramitação, um e-mail será enviado ao usuário informando tal movimentação.
Para facilitar o acompanhamento, foi criada a opção Favoritos no menu que lista, em uma única interface, todos os documentos que estão sendo acompanhados pelo usuário, permitindo que o mesmo desista de acompanhá-lo ou até mesmo desmarque a opção padrão de envio de e-mail, que é individual para cada documento.
Tal funcionalidade irá auxiliar no acompanhamento dos prazos pelo responsável pelo processo, bem como evitar a utilização de planilhas paralelas para indicar os processos importantes que precisam ser monitorados.
Notificação de servidor através do Protocolo web (#7285)
Em atendimento à Portaria 2033/2019-PROGEP/UFES, foi disponibilizado o novo tipo documental Notificação de Servidor, que virá a substituir as notificações até então realizadas por carta registrada. Esse tipo documental é de autuação restrita por parte dos servidores da PROGEP.
Tramitação para a chefia da unidade (#6715)
Houve uma importante alteração na tramitação para a chefia da unidade. A partir de agora os documentos serão tramitados para a CHEFIA (descrição da chefia) e não para o CHEFE (nome do chefe) como vinha acontecendo até então. Com isso, quem estiver ocupando a vaga, seja como titular seja como substituto, irá visualizar o documento em sua caixa postal. Isso irá diminuir consideravelmente a necessidade de reencaminhamento de documentos por ausência do gestor atual ou até mesmo pelo fato do mesmo não ocupar mais tal função.
Com isso, a opção "Encaminha para gestor da unidade" foi substituída pela opção "Encaminha para chefia da unidade".
Tal alteração permitiu também retornar a opção do gestor enviar o documento diretamente para a chefia de unidade relacionada, que havia sido desabilitada temporariamente.
Melhorias:
Consulta pública - Readequação dos filtros (#7365)
Visando buscar uma padronização com as demais interfaces do Protocolo web, foi realizado um reposicionamento dos filtros na interface de consulta pública dos documentos. Para tanto também foi criada a opção de busca avançada, com mais opções de filtros, de forma que sejam inicialmente mostrados somente os filtros mais utilizados rotineiramente. Conforme novos filtros forem sendo disponibilizados, serão adicionados nesta nova opção.
Consolidação das peças de um documento (#7233)
Agora é possível fazer a consolidação de um processo digital/documento avulso, tanto em "PDF" como em "RAR", pela consulta pública, não precisando mais o documento estar em posse do usuário. Lembrando que para gerar um processo/documento avulso consolidado, basta localizar o documento desejado e, em Peças, selecionar todas (ou somente as peças desejadas) e clicar no botão CONSOLIDAR.
Edição de documentos em autuação ou autuados (#7397)
Agora é possível alterar as informações contidas em Observações, quando está já possuir algum conteúdo. Tal ajuste pode ser realizado tanto quando o documento estiver sendo autuado como também quando for encaminhado à unidade de arquivo e protocolo setorial para correção de assunto, interessado ou resumo.
Identificação dos documentos digitalizados (#7511)
Visando facilitar a identificação visual dos processos e protocolados que já foram digitalizados pela Comissão Especial de Digitalização da UFES, foi acrescido, ao lado do tipo de documento, o texto (digitalizado). Tal informação está disponível na listagem dos documentos na caixa postal , na consulta pública, nos favoritos e no cabeçalho do documento.
Visualização de documentos na caixa postal do Protocolo web (#7001)
Foi criada uma nova parametrização que permite informar se, em determinado passo de fluxo, um documento irá ou não aparecer na caixa postal do Protocolo web. Essa parametrização é valida somente para documentos integrados a outros Portais da UFES.
Como exemplo, podemos usar a Solicitação de Transporte que,
- Enquanto com a unidade solicitante, aparece na caixa postal do Protocolo web e no Portal Administrativo
- Enquanto com o gestor do recurso, aparece na caixa postal do Protocolo web e no Portal Administrativo
- Enquanto com o gestor do transporte, só irá aparecer no Portal Administrativo. Assim, a caixa postal do Protocolo web fica disponível para gerenciar somente os demais documentos daquele setor que não as solicitações de transporte.
Para realizar tais parametrizações, deverá ser solicitado ao Suporte, informando também a justificativa de tal necessidade. Lembrando que isso não é uma configuração por usuário e sim por passo de fluxo, portanto afetará todos os usuários.
1.13 (15/05/2019 até 03/06/2019 - Data inicial de previsão de lançamento: 31/05/2019)
Modificações mais importantes implementadas pela versão:
Novas Funcionalidades:
Tramitação - Criar opção de despacho preparatório (#6565)
Despacho preparatório
Disponibilizada a possibilidade do usuário elaborar um despacho preparatório , que tem por objetivo rascunhar o texto de um despacho que será efetivamente assinado por um gestor, por exemplo. Essa opção está disponível quando da tramitação de um documento e, ao marcar a opção "Redigir Despacho Preparatório", abrirá um novo espaço onde o texto ali escrito virá pré-preenchido para o próximo usuário que for tramitar esse documento. Equivale a prática que existia nos processos físicos onde o despacho era elaborado pela secretaria/assessoria e assinado pelo gestor e visa substituir a prática atual nos documentos digitais onde muitas vezes o gestor somente "referenda" o despacho escrito e assinado pela secretaria/assessoria.
Cabe destacar, ainda, as seguintes considerações:
- Além do despacho preparatório, o usuário que o rascunhou deverá também fazer o seu despacho normal de encaminhamento
- O texto pré-preenchido que aparecerá para o gestor/próximo usuário que tramitar o documento pode ser complementado ou alterado sem problemas
Peças - Visualização do motivo de restrição de peças com acesso restrito (#7172)
Visualização do motivo de restrição de peças
Foi disponibilizada a visualização do motivo de restrição ao acesso à peças de determinado documento, permitindo que quem esteja realizando uma consulta, já tenha tal informação sem a necessidade de entrar em contato com algum setor para questionar o porquê da restrição ao acesso. Essa informação está disponível na listagem das peças do documento e vem a ampliar e consolidar o conceito de transparência ativa adotada pela UFES.
Mais informações ou dúvidas? Consultar a FAQ disponível em Ajuda --> Perguntas frequentes
Melhorias:
Autuação - Prioridade de documento (#4828)
Documentos com tramitação prioritária
Disponibilizada a possibilidade de autuar processos que tenham prioridade perante os demais. Para tanto, no momento da autuação do mesmo deve ser assinalado o campo " Caráter de urgência " e informada uma justificativa plausível da urgência, com no mínimo 60 caracteres. Esse campo assinalado fará com que o documento em questão apareça, por padrão, nas primeiras posições da caixa postal do destino.
Vale destacar que essa prioridade é uma atribuição do documento e não da tramitação e portanto, uma vez atribuída está se manterá até o momento de seu arquivamento. Cabe ao usuário que estiver autuando o processo que tenha responsabilidade e discernimento ao utilizar esse recurso.
PEÇAS - Manter a ordem dos arquivos quando em multi-seleção (#5381)
Ordenação das peças ao vincular a processo
Melhorada a ordenação das peças ao selecionar múltiplos arquivos. Até então o carregamento dos arquivos se dava em paralelo e, portanto, geralmente os arquivos menores acabavam sendo as primeiras peças anexadas. Agora, a ordem que será considerada é a ordem em que os arquivos estiverem sendo listados na tela .
Reencaminhamento - Ajustar a regra que busca os documentos passíveis de reencaminhamento (#5352)
Reencaminhamento - Identificação de passos em que não seja possível o reencaminhamenro (#5545)
Reencaminhamento de documentos digitais
Alterado o conceito do reencaminhamento de documentos em posse de pessoa específica. A partir de agora, só poderá fazer o reencaminhamento a Unidade de Arquivo e Protocolo Setorial (UAPS) da unidade que enviou o documento para a pessoa específica , independente de onde a pessoa específica esteja atualmente lotada. Anteriormente era considerada a unidade de exercício da pessoa como referência. Com isso, resolve-se, por exemplo, a situação em que um processo é tramitado para o servidor "X" que, por sua vez, é transferido de unidade. Até então, a UAPS da nova unidade de exercício do servidor é quem deveria fazer o reencaminhamento, porém agora, será a UAPS da unidade que tramitou o documento, no caso, a unidade de exercício anterior do servidor.
Além disso, também foram implementadas restrições que limitam quais opções de fluxo permitem ou não o reencaminhamento . Por exemplo, a opção 15.02 Encaminha para unidade administrativa poderá ser utilizada como destino do reencaminhamento. Já a opção 15.01 Defere e encaminha para unidade administrativa, não.
Tramitações - Ocultação colunas "Recebido por" e "Recebido em" (#7020)
Informações sobre o recebimento de um documento
Foi restabelecida, na guia de Tramitações, a informação da data e hora do recebimento de um documento digital. Essa informação havia sido retirada, juntamente com a informação de quem recebeu, principalmente por conta de "recebimentos indevidos" ou por "explicitar quem estava em posse do documento". Com essa alteração, volta-se a atender a questão da transparência ativa indicando QUANDO um documento foi recebido ou se ainda não foi recebido, porém continuará sem indicar QUEM fez o recebimento do mesmo.
Informações Documento - Aba "emitir" (#6814)
Emitir comprovantes de protocolização
Foi disponibilizada a guia Emitir também na opção Consulta Pública, de onde é possível emitir o Comprovante de Protocolização e demais opções disponíveis.
Configurações Usuário - Persistir campos do menu Exibir da Caixa Postal (#6881)
Configurações Usuário - Visualizar/Ocultar documentos arquivados (#5502)
Configurações do Usuário - Novas opções de parametrização
Ampliadas as opções de parametrização, de forma que os usuários possam melhor configurar a visualização da sua própria caixa postal:
- Possibilidade de ajustar os filtros da caixa postal, indicando quais filtros devem vir pré-selecionados e quais não. Vale lembrar que os documentos enviados especificamente para a pessoa e documentos em criação SEMPRE irão ser mostrados, por padrão, na caixa postal.
- Possibilidade de ordenação dos documentos da caixa postal: do mais recente para o mais antigo ou do mais antigo para o mais recente, lembrando que os documentos em criação e documentos prioritários sempre virão em primeiro lugar.
Para acessar esse recurso, basta clicar no ícone representando uma "engrenagem", ao lado do nome do usuário.
Consulta - Documentos em posse de um servidor/unidade (#6381)
Consulta - Buscar documentos tramitados por servidor (#6417)
Consulta - Novas opções
Promovido um reposicionamento dos filtros existentes e disponibilizadas duas novas opções de busca de documentos através da opção CONSULTA:
- Possibilidade de listar os documentos em posse de um servidor, onde são listados, para seleção, todos os servidores em exercício nas unidades das quais o usuário está autorizado. Vale destacar que essa opção só é habilitada quando o usuário estiver logado no Protocolo web.
- Possibilidade de listar os documentos tramitados por determinado setor / pessoa específica / comissão. Essa opção pode ser utilizada para buscar os documentos tramitados por algum usuário (o próprio incluso), unidade ou comissão em determinado período. Trata-se de uma ampliação da opção anteriormente existente de "Responsável tramitações" onde só era possível escolher uma Unidade. Agora pode-se escolher o tipo de responsável entre Unidade, Servidor e Comissão e então o responsável em si.
1.12 (29/03/2019 - 15/05/2019 - Data inicial de previsão de lançamento: 30/04/2019)
Modificações mais importantes implementadas pela versão:
Novas Funcionalidades:
Documentos - Alteração de campos de um documento em tramite (#6321)
Tramitação - Permissão automática de tramitação direta de entre gestores de unidades correlacionadas (#4421)
Melhorias:
Documentos vinculados - Exibição de resumo com o botão expandir (#6537)
Peças - Acesso direto a lista de peças (#6825)
Tramitação - Retirada infomações de recebimento/visualização em documentos digitais (#6538)
1.11 (14/03/2019 - 29/03/2019 - Data inicial de previsão de lançamento: 25/02/2019)
Modificações mais importantes implementadas pela versão:
Novas Funcionalidades:
Caixa Postal/Documentos - Organização dos documentos com marcadores (#5103)
Melhorias:
Peças - Permitir aplicar os conceitos de restrição nos despachos (#6274)
Tramitação - Incluir indicação do tipo de despacho entre Informativo e Decisório (#6275)
1.10 (31/01/2019 - 14/03/2019 - Data inicial de previsão de lançamento: 31/01/2019)
Modificações mais importantes implementadas pela versão:
Novas Funcionalidades:
Autuação - Limitar a autuação de processos físicos a alguns usuários (#5533)
Documentos - Tramitação múltipla de documentos (#2519)
Fluxo - Arquivamento de processo digital (#5102)
Peças - Permitir que os auditores e ouvidores da UFES tenham acesso irrestrito às peças (#5339)
Melhorias:
Consulta - Descrição do campo responsável tramitações (#5538)
Consulta - Permitir localizar documentos pelo vocabulário controlado (#5340)
1.9 (03/12/2018 - 31/01/2019- Data inicial de previsão de lançamento: 03/12/2018)
Modificações mais importantes implementadas pela versão:
Novas Funcionalidades:
Configurações do Usuário - Informar intervalo de datas preferencial do usuário na caixa postal (#2427)
Melhorias:
Caixa Postal - Popup de receber documentos somente para processos físicos (#5077)
Consolidação PDF - Criação do sumário do arquivo PDF com as peças que compõem o documento (#5290)
Peça (Despacho) - Criar a opção de baixar as peças do tipo Despacho, em PDF (#5292)
1.8 (01/11/2018-03/12/2018 - Data Inicial de previsão de lançamento: 31/10/2018)
Modificações mais importantes implementadas pela versão:
Novas Funcionalidades:
Juntada - Implementar geração de termos de juntada como peças (#4974)
Relatório - Documentos desarquivados no setor (#4929)
Tramitações/Peças - Gerar relatório consolidado (em PDF) das peças do documento (#5108)
Melhorias:
Autuação - Preenchimento automático de assunto único por tipo de documento (#5207)
Autuação - Unidades de procedência extintas e inativas (#5307)
Capa - Desabilitação da geração de capa para documento do tipo Documento de remessa (#5302)
Consolidação ZIP - Incluir a capa do consolidado em PDF como a peça número 0 do consolidado ZIP (#5291)
Documento Consolidado - Download de peças restritas (#5073)
Documento Consolidado - Padronizar o download do arquivo ZIP com os procedimentos do arquivo PDF (#5272)
Tramitação - Criar os fluxos para a digitalização de documentos físicos (#4801)
Tramitação - Implementar assinatura como membro de comissão (#5002)
Tramitação - Permitir gravar o despacho antes da tramitação (#5165)
1.7 (01/10/2018-01/11/2018 - Data inicial de previsão de lançamento: 01/10/2018)
Modificações mais importantes implementadas pela versão:
Novas Funcionalidades:
Notificação de andamento do documento por e-mail para o interessado (#3883)
Tramitações/Peças - Gerar relatório consolidado (em zip) das tramitações, despachos e peças do documento (#3146)
Melhorias:
Ajuda - Inclusão do box Legislação (#4999)
Autuação - Nome Social do Interessado (#4958)
Caixa postal - Manutenção de parâmetros de busca após recebimento de documento (#4621)
Consulta - Mostrar estado do documento - Aba Informações (#4664)
Juntada - Alteração de texto na caixa de anexação (#4561)
Juntada - Deixar persistente a mensagem de erro, quando ocorrer (#4889)
Peças - Aplicação das regras de restrição para documentos arquivados (#4646)
Peças - Aumentar o limite de tamanho dos arquivos na digitalização de processos (#3395)
Peças - Inibir a opção de adicionar arquivos em documentos arquivados (#5006)
Peças - Melhoria nas funcionalidades de visualização de peças (#4887)
Peças - Mensagem informando sobre a inclusão de arquivos do tipo PDF/A (#4867)
Tramitações - Deixar o despacho de processos fisicos somente leitura (#5048)
Tramitações - Envio de email para pessoa específica como padrão (#5118)
1.5 (04/07/2018-01/10/2018 - Data inicial de previsão de lançamento: 25/06/2018)
Novas Funcionalidades:
Tramitações e Fluxos - Integração com outros Portais, como o Administrativo, no processo de tramitações de documentos (#3929)
Melhorias:
Glossário - Mudança da nomenclatura de Glossário para Vocabulário Controlado (#4455)
Juntada - Campo Local modificado para Local Atual do documento (#4504)
Juntada - Regras da juntada de documentos revisada para futuras melhorias (#3824)
Peças - Mensagem informando ao usuário que ele não tem acesso a determinada peça restrita (#3965)
Peças - Opção de visualização de peças diretamente no navegador (#3836)
Tramitações - Aviso de falta de peças na primeira tramitação de um documento avulso (#3835)
Tramitações - Inserção do horário de recebimento e de despacho na lista de tramitações de um documento (#3949)
Defeitos corrigidos:
Caixa Postal - Incluídos servidores sem vínculo à UFES (EXCAD) para acesso a tramitações e autuações de documentos (#4392)
Capa - Campo emitente incluído na capa dos processo (#4210)
Login Protocolo Web - Redirecionar para a caixa postal ao efetuar o login no sistema (#4436)
1.4 (13/06/2018-04/07/2018 - Data inicial de previsão de lançamento: 28/05/2018)
Novas funcionalidades:
Tramitações - Recuperação de documentos tramitados para pessoas específicas (#3583);
Melhorias:
Consulta Pública - Ajuste do filtro do Responsável pela tramitação (#4328)
Menu Ajuda - Alteração do título da box atendimento por telefone (#4145)
Tramitações - Tramitação direta para gestores de unidades correlacionadas (#3582)
Trigger - Incluir unidade de exercício ao adicionar usuário ao grupo PROTOCOLO-USUARIO (#4347)
Defeitos corrigidos:
Busca Interessados - Nomenclatura da tabela de resultados (#4412)
Caixa postal - Usuários com acesso a muitas caixas tem problemas ao carregar a caixa postal (#4126)
Capa - Emissão de capa de processo não aparece após tramitação (#4121)
Chefias - FG's sem autoridade de chefia na unidade (#3942)
Menu - Exibição dos menus Autuação e Relatórios para usuários sem permissão para nenhuma unidade (#3960)
Tramitação Usuários - Inconsistência na consulta de documentos com origem em chefia (#4204)
1.3 (14/05/18-13/06/18 - Data inicial de previsão de lançamento: 03/05/18)
Novas funcionalidades:
Integração de portais - abertura de documento em outro portal (nova funcionalidade #3077);
Integração de portais - API aceita requisições de outros portais (nova funcionalidade #3454);
Integração de portais - execução de ações parametrizadas no SIE (nova funcionalidade #3873);
Integração de portais - identificação do ambiente de exucução (nova funcionalidade #3874).
Melhorias:
Alteração de documentos autuados (melhoria #3773);
Ajuste de formulários para telas menores e de despositivos móveis (melhoria #4038);
Inclusão de assunatura em todos os despachos (melhoria #4010).
1.2 (23/04/18-presente - Data inicial de previsão de lançamento:16/04/18)
Novas funcionalidades:
Exibição de autor de juntada (nova funcionalidade #3584);
Integração de portais - Integração do protocolo web ao SSO (nova funcionalidade #3816).
Melhorias:
Inclusão de informações no comprovante de protocolozação - situação do documento e endereço do protocolo web (melhoria #3865);
Ajuste no ambiente de treino (melhoria #3794).
Ajustes emergenciais:
Erro no envio de e-mail de aviso de recebimento de documento em caixa postal de usuário específico (defeito #3973 - em 27/04/18);
Erro na exibição de vínculos com agragações sem autor (defeito #3983 - em 23/04/18);
Erro nos dados de relatório de remessa (defeito #4051 - em 11/05/18)
Alteração de informações sobre suporte por telefone (melhoria #4016 - em 27/04/18);
Alteração de texto do aviso de recebimento de documento em caixa postal de usuário específico (melhorua 4079 - em 14/05/18).
1.1 (02/04/18-23/04/18)
Novas funcionalidades:
Filtro para visualização de todos os documentos tramitados por uma unidade (nova funcionalidade #3241);
Editor de glossário de assuntos - menu Administração (Siarq) (nova funcionalidade #3241).
Melhorias:
Adicionar múltiplas peças simultaneamente (melhoria #3082);
Pré-preenchimento do e-mail do interessado para envio de comprovante de protocolização (melhoria #3271);
Retirar obrigatoriedade de que o login do usuário seja igual ao do LDAP para assinatura do gestor (melhoria #3457);
Envio de e-mail quando da tramitação para usuário específico (melhoria #3331);
Refator log de acesso (melhoria #3587);
Incluir ícone na caixa postal que mostra tipo de documento (melhoria #2943).
Defeitos eliminados:
Ajustes emergenciais:
Impressão de capa de processo após primeira tramitação (defeito #3756 - em 05/04/18);
Ajuste no número de sequência de peças adicionadas (defeito #3849 - em 06/04/18).
1.0 (16/03/18-02-04-18)
Novas funcionalidades:
Criação de caixa de mensagens aos usuários na tela de login (nova funcionalidade #2799)
Criar opção de desapensação (nova funcionalidade #3114);
Inclusão do link de para esta página de versões no menu Ajuda (nova funcioalidade #3294);
Implementação de abas na visualização do documento (nova funcionalidade #3304);
Criação de caixas de diálogos de confirmação (#nova funcionalidade #3334);
Criação de filtro de unidade atual (discussão #2642).
Melhorias:
Melhoria na busca do interessado (melhoria #2630)
Mostrar anexos e apêndices de um documento específico (melhorias #2944 e #3339);
Exibição do campo Observações, somente quando já preenchido (melhoria #2985);
Inclusão do botão traminar na interface de vinculação de peças (melhoria #2986);
Inclusão de aviso de recebimento de documento caso aberto (melhorias #3019 e #3235);
Fixação de informações básicas dos documentos na tela de navegação (melhoria #3032);
Criar filtro de documentos na unidade acessíveis ao usuário (melhoria #3191);
Criar botão checkbox para listar somente documentos em posse do usuário ou da unidade e flitro e documento arquivado ou não (melhoria #3192);
Reformulação do relatório de malote (melhoria #3234);
Indicação de motivo de restrição de documento (melhoria #3266);
Restrição dos tipos de arquivo passíveis de serem incluídos como peças (melhoria #3288);
Modificação dos url's de relatório (#3292);
Reformulação da tela de adição de peças (melhoria #3321);
Transformação dos nomes de peças para para link com exclusão da opção baixar do menu (melhoria #3323);
Modificação do formato de botões (melhoria #3376);
Revisão das ações realizadas quando da tramitação de documentos juntados (melhoria #3383);
Consulta às permissões do usuário (melhoria #2642);
Identificação dos documentos arquivados no setor (melhoria #3270).
Defeitos eliminados:
Ajuste em falha da busca (defeito #3267)
Ajustes emergenciais:
Erro ao autuar documento (defeito #3451 - em 19/03/18);
Duplo clique rápido ao receber documento gerando inconsistências (defeito #3488 - em 20/03/18);
Exibição errada de prazos nos filtros (defeito #3541 - em 22/03/18).
0.8 (28/02/18-16/03/18)
Novas funcionalidades:
Elaboração de comprovante de protocolização (geração de PDF e envio por e-mail) (nova funcionalidade #2808).
Melhorias:
Adicionar dados do codumento de origem no formulário de autuação (documento de origem, data documento de origem, data de recebimento, emitente) (melhoria #2591);
Adicionar filtro de busca - resumo por assunto (melhoria #2818);
Incluir situação do interesse na autuação de documentos (melhoria #2820);
Atualizar versão do Vuetify (melhoria #2920);
Incluir sequencial do arquivo em peças, segundo disposto na Portaria 1.677/2015. (melhoria #3065);
Alteração de textos e layout da página Ajuda (melhoria #3132).
Defeitos eliminados:
Alterar nomenclatura de usada, em consonância com Portaria 1.677/2015: documento ostensivo (público) (defeito #2877);
Ajustar filtro de unidades para não gerar relatórios do malote com todas as unidades (defeito #3226).
Ajustes emergenciais:
Revisar consultas dos fluxos de Documento Avulso (defeito #3169 - em 01/03/2018);
Criação de trigger para atualização automática do banco de dados (melhoria #3274 - em 02/03/2018)
Ajustar link disponível no comprovante de protocolização (defeito #3291 - em 05/03/2018);
Ajustar formato da hora na capa dos processos (defeito #3300 - em 05/03/2018);
Documentos cancelados disponíveis para consulta aparecem disponíveis para consulta (defeito #3338 - em 08/03/2018);
Consulta restrita às unidades a que o usuário tem acesso (defeito #3173 - em 09/03/2018).
0.7 (31/01/2018-28/02/2018)